Dicas para manter a produtividade em home office

A modalidade do trabalho em home office é uma tendência internacional. Até mesmo antes do atual momento que estamos vivendo, esse modo de trabalho já era altamente requisitado por vários profissionais, empresas e Startups.

Entretanto, com uma mudança repentina, muitas empresas não tiverem tempo de estruturar um fluxo de trabalho coeso e/ou instruir seus colaboradores para manter a produtividade em home office.

E, quando somos obrigados a nos adequar a uma nova realidade, a falta de experiência para gerir o  time e até mesmo a própria demanda diária, pode levar a equipe a ter uma queda significativa de produtividade. 

Mas, calma! Nesse artigo, separamos as melhores dicas para auxiliar a sua empresa nesse novo ofício. 

Quer conferir? Me acompanha na leitura!

1 Gestão da pauta diária

Sim, isso mesmo. A pauta diária é a primeira e a última coisa que você precisa alinhar no decorrer do seu dia. Você e sua equipe podem organizar reuniões curtas diárias para falar sobre o desenvolvimento das tarefas e projetos realizados no dia anterior e definir as prioridades do dia.

Também é preciso se atentar ao planejamento do setor, verificar se a forma que todas as tarefas são organizadas são de fato efetiva para a modalidade de trabalho remoto. Para isso, indicamos ordenar o fluxo em software de gestão de projetos ou em planilhas, como o Google Sheets/Google Planilhas, para acompanhamento juntamente de reuniões.

Mas, é realmente importante uma pauta organizada para manter a produtividade no trabalho em home office? 

Sim, muito! Longe do escritório, a visão das tarefas de cada integrante da equipe talvez não fique tão clara. Por isso, tarefas que dependem da aprovação ou participação de outras pessoas podem gerar ociosidade caso não sejam alinhadas de acordo com a etapa de execução.

Por esse motivo, reuniões de pauta diárias entre equipes se tornam muito efetivas para priorizar atividades e evitar ociosidade na equipe. 

Mas, como priorizar as tarefas da equipe e individuais? Existe alguma metodologia para isso? Sim, vamos conferir? 🙂

Como priorizar tarefas de forma eficaz

Convenhamos, nem sempre é possível realizar todas as tarefas programadas para o dia. Seja pela complexidade da atividade ou até mesmo pelo emocional. E, em tempos de quarentena não poderia ser diferente, certo? 

Além disso, situações como: ausência de funcionários, redução de contratados e mudanças de planejamento, requerem a priorização de tarefas.

Matriz de Eisenhower

Essa metodologia auxilia e muito a delegar e filtrar as tarefas mais importantes e urgentes. Além de facilitar decisões mais assertivas e aumento de agilidade no planejamento. Vamos ver o passo a passo?

Plano cartesiano 

Desenhe um grande quadrado e divida em duas linhas, uma horizontal e outra vertical. A linha horizontal representa a urgência das tarefas, enquanto a vertical a importância das tarefas.

Veja o exemplo na imagem:

Categorizando as tarefas: 

Agora, reúna todas as suas tarefas, pendentes ou atuais, podemos agrupar as demandas em:

• Urgente e importantes: tarefas que precisam de prioridade e que não podem ser adiadas.
• Importantes, mas não urgentes: tarefas importantes, mas que não possuem urgência, como um relatório mensal ou alguma outra tarefa interna, por exemplo.
• Não importante, mas urgente: tarefas que não são importantes, mas que são urgentes, pois o prazo está esgotando ou já passou. 

• Não importante e não urgente: tarefas sem importância e sem urgência que pode não ter motivo para investir tempo e esforço.

Importante: antes de qualquer mudança no planejamento, consulte seu gestor e sua equipe.

2 Gestão de tempo

Outra medida para manter a produtividade em home office é saber gerir o tempo. Afinal, muito do nosso rendimento está relacionado com a forma que estamos gerenciando o nosso tempo.

Metodologia Pomodoro

Essa técnica é simples, mas com um efeito superpotente. Criada no ano de 1980, esse método consiste em dividir a execução das tarefas em períodos de foco total e período de relaxamento. Vamos ver na prática?

Faça uma lista com as tarefas diárias que você priorizou. Depois, divida seu tempo em blocos de 25 minutos, chamados “pomodoros”. Durante o período de cada pomodoro, trabalhe focado, sem interrupções ou pausas.

Quando o timer tocar, ao fim dos 25 minutos, cheque as tarefas concluídas e faça um intervalo de 5 minutos. A cada quatro pomodoros, faça uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar.

Os intervalos maiores entre os pomodoros são, na verdade, pausas para “oxigenar o seu cérebro” e descansar por um período, aumentando a agilidade mental para, em seguida, começar o próximo pomodoro.

Timesheet

Uma metodologia muito utilizada para diversos tipos de equipe, o timesheet é ideal para identificar o tempo/esforço gasto para concluir em determinada tarefa. 

Seja em planilha ou em um software de gestão, essa ferramenta vai permitir uma visualização clara de quais tarefas exigem mais tempo do colaborador, além de facilitar a previsão para próximas tarefas do mesmo gênero.

Na prática, você apenas precisa sinalizar, seja via ferramenta ou planilha, o horário que iniciou e o horário que finalizou. Uma forma fácil e muito eficaz de gerenciar o tempo e manter a produtividade em home office.

3 Seja monotarefa!

Sim, seja monotarefa! Pode parecer estranho a princípio, mas garanto que fará sentido.

A verdade é que o nosso cérebro não foi feito para ser multitarefas, quando tentamos fazer mais de uma coisa de uma só vez, o nosso cérebro demora para associar os passos concluídos e o que ainda precisa ser feito em um determinado job. E o mesmo acontece quando fazemos esse processo de novo e de novo!

Por isso, quando passamos ou pulamos de uma tarefa para outra, não estamos sendo produtivos, e sim negligenciando o nosso tempo. Além disso, a possibilidade de você não concluir as tarefas e deixar pela metade é grande!

Que tal fazer o teste para tirar as conclusões?

4 Mantenha a comunicação com a equipe

Outra prática muito importante é manter a comunicação. Afinal, em um trabalho em equipe é crucial ficar atento para eventuais reuniões, dúvidas etc…

Além disso, esse momento é ideal para simplificar a comunicação. Envios de e-mails ou mensagens de whatsapp podem não ser efetivos e profissionais para momentos urgentes.

Por isso, para manter a produtividade em home office, invista em ferramentas que visam agilizar a comunicação entre a equipe e setores como o slack.

5 Boas práticas do home office

Depois de conhecer técnicas e metodologias para manter a produtividade em home office, é o momento de analisar fatores no seu ambiente. Sim, na sua casa! 

Vamos admitir, por mais flexível que seja a rotina remota, ela pode possuir inúmeras distrações que podem diminuir a sua eficiência.

Tenha uma rotina

Você só não está alocado no seu escritório, mas ainda continua com as obrigações de horários, reuniões. Por isso, apenas adapte a sua nova rotina para o home office, e não deixe ela de lado. 

Lembre-se que para a produtividade da equipe fluir bem, todos os integrantes precisam estar na mesma página.

Escritório em casa

Durante o seu período de trabalho, abstraia todas as tarefas que não sejam relacionadas ao trabalho. Tarefas da casa? Se preocupe após o expediente. 

Foque a sua concentração no trabalho, caso contrário, sua concentração vai ser prejudicada e consequentemente a sua produtividade.

Separe um cantinho do trabalho

Você precisa estabelecer um local para realizar com maestria o seu ofício. Não esqueça de avisar para os seus familiares/companheiros que você não quer ser interrompido durante o expediente.

Durante esse período de trabalho, o seu cantinho deve ser exclusivamente o seu escritório.

Saiba lidar com os contratempos

A estrutura da empresa muitas vezes não vai ser a mesma do home office. Remotamente, muitos obstáculos podem aparecer como: internet caindo, computador travando, falta de luz entre outros.

Quando esses obstáculos aparecerem, tire vantagem deles! Se beneficie para focar nas tarefas que podem ser concluídas sem precisar de materiais. Um roteiro, um texto, organizar as tarefas, etc. Se você está procurando trabalho home office, dá uma olhadinha aqui!

Ufa! Essas foram as nossas dicas para manter a produtividade em home office. E aí, gostou? Nos deixe saber deixando um comentário! 🙂

*Esse guestpost foi escrito pela Camila Azevedo, estagiária de Maketing Digital na Operand. O Operand é uma solução que simplifica a gestão de projetos e equipes criativas.