Por Job Content
Em 11/09/2018

Fazer a limpeza de lista de e-mails é indispensável para qualquer negócio. Veja por que isso é importante e como higienizar a base de leads da sua empresa.

Quando foi a última vez que você fez uma limpeza de lista de e-mails? A sua base de leads está superorganizada ou nunca passou por um processo de higienização?

Fazer essa manutenção regularmente é essencial para garantir uma boa entregabilidade de e-mails e resultados mais positivos para as ações de marketing digital da empresa.

Para ajudar nessa tarefa, preparamos este artigo. Continue lendo para saber porque é importante manter tudo limpo e descobrir como fazer isso.

Por que higienizar a lista de e-mails com frequência?

Simples: para eliminar da sua base de leads os contatos inválidos e irrelevantes para as futuras campanhas de e-mail marketing.

Ao fazer a limpeza de lista de e-mail periodicamente, é possível manter uma base de leads ativa e engajada, melhorar a reputação do seu domínio e garantir que as mensagens serão entregues aos seus contatos.

Portanto, não fique obcecado com a quantidade de e-mails cadastrados na sua lista. Preocupe-se mais com a qualidade desses leads. Afinal, de nada adianta ter uma lista supernumerosa se os contatos são frios e desengajados: leads que não interagem não compram com você.

É muito mais interessante ter um número reduzido de usuários cadastrados interessados, do que a sua empresa tem a oferecer e envolvidos com os seus conteúdos do que uma base repleta de e-mails de pessoas que não abrem nenhuma mensagem da sua empresa há tempos.

Mas atenção! Essa manutenção não serve para lista comprada em sites que vendem pacotes com milhares de e-mails. Funciona apenas para a lista criada pela empresa com ações de marketing digital.

Como fazer a limpeza de lista de e-mails facilmente?

Veja um passo a passo que vai ajudar a manter a sua base de leads organizada independentemente do software de e-mail marketing que você usa.

Delete os e-mails sinalizados como hard bounce

Os contatos marcados como hard bounce são considerados inválidos e nunca receberão os e-mails da sua empresa. Esses endereços podem ter sido:

  • Excluídos pelo usuário;
  • Cadastrados com erro de digitação;
  • Registrados incorretamente de propósito;
  • Bloqueados pelo provedor para não receber os e-mails da sua empresa;
  • Marcados como soft bounce repetidamente.

Portanto, não faz sentido mantê-los na sua base de leads. Afinal, uma taxa alta de hard bounce não gera vendas, afeta negativamente a reputação do seu domínio e reduz a entregabilidade dos seus e-mails marketing.

Acesse a lista de e-mails que deseja limpar, faça uma busca pelos e-mails sinalizados como hard bounce e delete-os em massa.

⚠️ ATENÇÃO! Sua lista de e-mails não foi comprada, tem bons contatos, mas é antiga e estava um pouco abandonada?

Não suba esses leads para o software nem envie mensagens antes de verificar se eles existem ainda. Use ferramentas que checam a validade de um e-mail, como o E-mail Cheker, o SafetyMails e o DataValidation.

Além disso, pegue leve ao começar a enviar mensagens para esses contatos. Eles podem ter esquecido que se cadastraram, estranhar o seu e-mail e marcá-lo como spam. No seu primeiro e-mail, não ofereça produtos e serviços. Em vez disso, envie algum material de alto valor, como um artigo ou um eBook sobre um tema que ele se interessa. ⚠️

Exclua os contatos marcados como soft bounce há muito tempo

Além do hard bounce, existe um outro termo que você precisa se familiarizar: o soft bounce. Quando um e-mail cadastrado é identificado dessa forma significa que enfrenta problemas temporários.

Isso pode acontecer quando:

  • O servidor do provedor de e-mail não responde;
  • A caixa de e-mail do usuário está lotada;
  • O e-mail é grande demais e o servidor demora para recebê-lo;
  • O filtro antispam do provedor identificou o e-mail marketing como spam;
  • Houver envios excessivos para o mesmo servidor.

Um e-mail soft bounce pode voltar a receber mensagens, mas isso não acontece às vezes. Assim sendo, exclua os contatos sinalizados como soft bounce há pelo menos 5 campanhas seguidas.

Remova os leads fantasmas cadastrados com e-mails temporários

Sim, contatos fantasmas existem. Esses leads são facilmente identificados pois costumam usar e-mails descartáveis ou suspeitos. Por isso, faça uma busca em seu software de e-mail marketing para localizar e excluir e-mails como:

  • @123.com
  • @abyssmail.com
  • @boximail.com
  • @clrmail.com
  • @crazymailing.com
  • @disbox.net
  • @maildrop.cc
  • @maildu.de
  • @mailinator.com
  • @mailna.biz
  • @morsin.com
  • @mvrht.net
  • @my10minutemail.com
  • @mytrashmailer.com
  • @nada.ltd
  • @nicemail.pro
  • @oaudienceij.com
  • @sharklasers.com
  • @teste.com
  • @uapproves.com
  • @yomail.info

Dica extra: pesquise/faça filtros também por palavrão. Isso mesmo: alguns de seus visitantes foram criativos e usaram xingamentos para compor o seu e-mail falso. Remova todos eles da sua lista.

Apague contatos inativos há um longo período de tempo

Outra boa prática de limpeza de lista de e-mails, é buscar por leads que não interagiram com nenhuma mensagem enviada nos últimos meses e apagá-los da base da empresa.

Isso é importante porque contatos inativos há muito tempo também afetam o desempenho das suas campanhas de e-mail marketing. A sua lista deve ser ativa e engajada para gerar resultados positivos à empresa, melhorar a reputação do domínio e a entregabilidade das suas mensagens.

Elimine leads que se descadastraram da lista

Por fim, não se esqueça de pesquisar pelos contatos que cancelaram o recebimento dos e-mails da empresa. Busque por leads marcados como “unsubscribed” e elimine-os da sua base. Afinal, eles não estão mais interessados no que sua empresa tem a oferecer no momento.

Como fazer a limpeza de lista de e-mails no RD Station

Agora que você já sabe o que fazer exatamente, veja como aplicar essas dicas para higienizar a sua base de emails no RD Station:

Exclusão de e-mails hard bounce

Para facilitar a eliminação em massa de contatos hard bounce no RD Station, você pode criar uma nova segmentação. Para isso, clique em “Relacionar” no menu e, em seguida, em “Segmentação de Leads“:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

1. Crie uma segmentação com um nome fácil de identificar, como “Leads Hard Bounce”, escolhendo os critérios abaixo e clicando em “Salvar e Sair”:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

2. Assim que o RD Station terminar de criar a segmentação, clique na seta do botão “Mostrar Leads” e em seguida, clique em “Excluir Leads”:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

3. Leia as instruções do pop-up exibido que alerta sobre a exclusão, que é definitiva e irreversível.

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

4. Siga as orientações digitando o texto solicitado (também de acordo com a sua configuração) e clique no botão vermelho “Excluir Leads”.

Pronto! Todos os contatos sinalizados como hard bounce na sua base de e-mails foram deletados do RD Station.

Remoção de e-mails soft bounce

O processo de eliminação dos leads sinalizados como soft bounce é bastante similar ao anterior. As diferenças estão na hora de nomear a segmentação e de escolher os critérios.

Nomeie sua lista como “Leads Soft Bounce” e certifique-se de que os critérios estão iguais ao da imagem abaixo:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Fazendo isso, basta seguir as orientações 2, 3 e 4 que acabamos de ver no item sobre contatos hard bounce:

2. Assim que o RD Station terminar de criar a segmentação, clique na seta do botão “Mostrar Leads” e clique em “Excluir Leads”.

3. Leia as instruções do pop-up exibido que alerta sobre a exclusão, que é definitiva e irreversível.

4. Siga as orientações digitando o texto solicitado e clique no botão vermelho “Apagar Leads”.

Exclusão de leads fantasmas

Esta fase requer busca manual e o uso de tags. Para isso, acesse a seção “Base de Leads” pelo menu “Relacionar”:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Faça uma busca por e-mails suspeitos e temporários, como os exemplos que listamos anteriormente:

  • @123.com
  • @abyssmail.com
  • @boximail.com
  • @clrmail.com
  • @crazymailing.com
  • @disbox.net
  • @maildrop.cc
  • @maildu.de
  • @mailinator.com
  • @mailna.biz
  • @morsin.com
  • @mvrht.net
  • @my10minutemail.com
  • @mytrashmailer.com
  • @nada.ltd
  • @nicemail.pro
  • @oaudienceij.com
  • @sharklasers.com
  • @teste.com
  • @uapproves.com
  • @yomail.info

Na imagem abaixo, buscamos por “@teste.com”:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Assim que o resultado aparecer, clique em “Ações” e em “Adicionar tag”:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Digite a tag desejada, pode ser algo como “e-mail suspeito” ou “e-mail falso”. Isso vai ajudar a criar uma nova segmentação e a eliminar esses leads fantasmas em massa.

Retorne ao menu “Segmentação de Leads” para criar uma lista apenas com os e-mails que receberam a tag criada. Na hora de especificar os critérios dessa nova segmentação, escolha:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Agora basta seguir as orientações 2, 3 e 4 que vimos no item sobre contatos hard bounce para eliminar todos esses leads identificados como e-mail suspeito/falso de uma única vez:

2. Assim que o RD Station terminar de criar a segmentação, clique na seta do botão “Mostrar Leads” e clique em “Excluir Leads”.

3. Leia as instruções do pop-up exibido que alerta sobre a exclusão, que é definitiva e irreversível.

4. Siga as orientações digitando o texto solicitado e clique no botão vermelho “Excluir Leads”.

Separação dos leads descadastrados

Para selecionar os leads que solicitaram descadastro, será necessário analisar todos os seus e-mails marketing enviados até hoje. Este será um processo manual, em que você irá utilizar tag, para posteriormente fazer uma segmentação específica.

Indo à prática: acesse o menu “Relacionar”, e clique em “Email”.

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Feito isso, encontre os e-mails enviados. Você terá que abrir todos eles, e a partir disso, identificar quem pediu o descadastro.

Clique em “Leads da Campanha”, e na opção “Filtrar os leads“, e selecione “que pediram descadastramento”.

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Ao solicitar o descadastramento, o lead pode nos dizer por qual motivo está descadastrando, e é aqui você pode identificar isto. Neste caso, selecione a opção “por qualquer motivo”, assim aparecerão todos os leads que descadastraram nesta campanha de e-mail, indiferente por qual motivo o fizeram.

Feito isto, é hora de adicionar uma tag nestes contatos.

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Escolha uma identificação de sua preferência, pode ser algo como “solicitaram descadastro” ou “pediram para descadastrar”. Isso vai ajudar a criar uma nova segmentação somente com estes contatos, o que facilita caso você opte por excluir estes leads posteriormente. Mantenha a opção “que pediram o descadastramento”, isso significa que a tag que está sendo criada será adicionada somente nestes leads.

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Uma caixa de mensagem aparecerá dizendo que a sua tag será acrescentada em breve.

Retorne ao menu “Segmentação de Leads” para criar uma lista apenas com os e-mails que receberam a tag criada. Na hora de inserir os critérios dessa nova segmentação, escolha:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Pronto! Agora você acabou de segmentar os leads que solicitaram o descadastro da sua base. Para excluir* estes contatos, basta seguir as orientações 2, 3 e 4 que vimos no item sobre contatos hard bounce:

2. Assim que o RD Station terminar de criar a segmentação, clique na seta do botão “Mostrar Leads” e clique em “Excluir Leads”.

3. Leia as instruções do pop-up exibido que alerta sobre a exclusão, que é definitiva e irreversível.

4. Siga as orientações digitando o texto solicitado e clique no botão vermelho “Excluir Leads”.

Remoção de contatos inativos

Os contatos inativos são segmentados completamente de maneira manual. Para isto, vá ao menu “Relacionar”, “Segmentação de Leads“. Crie uma nova segmentação com o nome de sua escolha, pode ser algo como “Leads ativos” ou “Ativos”.

Você deve estar se perguntando: “mas por que “ativos” se estamos falando dos “inativos”?“. Vamos lá: a maneira mais fácil de você saber quem não está engajado com o seu conteúdo, é fazer o inverso. Ou seja, descobrindo quem engaja!

Primeiro, você precisa determinar um período de tempo para trabalhar. Recomendamos que seja nos últimos 6 ou 12 meses. Após, separe todos os e-mails enviados e todos os fluxos de automação criados neste período. Na segmentação, determine “E-mail marketing”, “Nome do e-mail”, e determine o grau de interesse: “Abriu o e-mail” ou “Clicou no link do e-mail”. Você deverá fazer o mesmo processo com os fluxos de automação. Neste caso, selecione “Fluxo de automação”, “Nome do fluxo”, “Iniciou o fluxo”.

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Feito isto, salve e volte às segmentações. Clique em “Mostrar Leads” e aí em “Adicionar tag“. Adicione algo como “Lead ativo” ou “Ativos”, como preferir.

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Agora, voltamos às segmentações. Vamos criar uma nova, com o nome “Leads Desengajados” ou “Inativos”. Aqui, basta remover os leads que acabamos de inserir a tag, desta forma:

Limpeza de lista de e-mails: por que e como limpar a base de e-mails da sua empresa

Também, é indispensável que selecionemos os leads que foram criados antes do nosso período determinado. Isto porque diversos contatos entram na base diariamente e pode acontecer de algum deles não ter entrado em uma de nossas segmentações. Desta forma, garantimos que as pessoas selecionadas neste filtro já tiveram a chance de interação com algum dos e-mails enviados.

Agora que já sabemos quem precisa ser reativado, há mais uma etapa que pode ser feita antes da exclusão destes contatos*.

Você pode tentar uma última tentativa com estes contatos. Será necessário que você crie um pequeno fluxo de e-mails, com o intuito de “sacudir” o lead e induzi-lo a reativação. Use assuntos provocativos, como “Oi, tem alguém aí?”, ou “Esse e-mail ainda existe?”. Após, avalie as taxas de abertura, descadastro, hard e soft bounces existentes na campanha. Aí, é só incluir nas segmentações criadas e pronto.

*P.S: Para estes dois últimos métodos de limpeza de lista de e-mails (descadastrados e inativos), é necessário que se tenha um cuidado extra:

  • Os que solicitaram descadastramento, por hora, não receberão mais seus e-mails. Porém, poderão ser reativados a qualquer momento (basta que deixem novamente o seu contato). Logo, caso você opte por excluí-los de sua base, perderá todo o seu histórico até o momento. Leve isto em consideração!
  • Já os inativos não possuem interação com seus conteúdos agora. Mas a qualquer momento podem se interessar novamente por seus conteúdos/e-mails e voltar a acompanhar sua empresa e se você excluir irá perder seu histórico. Considere os prós e os contras da exclusão destes leads. Crie o fluxo que indicamos e retire dele somente os que reengajaram, e a partir disto, analise o que sobrou.

Pronto! Agora você já sabe como fazer uma limpeza de lista de e-mails facilmente. Separe um tempo ainda esta semana para higienizar a sua base de leads e melhorar o desempenho das suas campanhas de e-mail marketing.

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